会社・社内環境

【社内メールのマナー】宛名・返信方法・署名・上司への送信・「様」や「各位」の使い方など

仕事でメールを使うことが多い方やベテラン会社員でもメールの送り方や文章を間違えている方が散見されます。
社内メールと社外メールは目的やマナーは異なるため、メール対応の仕方も変わります。加えて、社内メールは身内(社員)に送るメールのため、礼儀が乱れたり、気にかけない方も多いですが、気にする人や見ている人が多く、評価の一つになることもあります。

本記事では宛名・返信方法・署名などの社内メールのルールやマナーについて説明します。

社内メールのマナー・ルール

「親しき仲にも礼儀あり」というように、社内メールにもマナーや礼儀は必要です。
一般的に言われる「社内メールの3つのマナー」は下記になります。

  1. 要件は簡潔にコンパクトに書く
  2. プレイベートは記載しない
  3. 必ず返信する

メールを読むのも時間がかかり、その分相手の貴重な時間を奪うことになります。
上司や役職者は忙しい中メールを確認するため、簡潔でわかりやすい文章でメールを作成が必要です。

社内メールはビジネスメールですので、仲の良い社員同士でも公私混合をしないようにしましょう。
文面が友達同士の会話のようになり、カジュアルになりすぎることもありますので、注意が必要です。
また、日常的に接することが多い上司へのメールも砕けすぎた文章はマナー違反で「親しき仲にも礼儀あり」を意識しましょう。
会社によっては、抜き打ちで監査や人事部が管理システムからメール内容を確認する可能性があります。

礼儀に加えて、社内で良好な人間関係を維持するためにも、社内メールには必ず返信しましょう。
送り手はメールが届いたか否か、確認したか否かはわかりませんので、「承知しました。」「承りました。」などの一言でもいいので返信しましょう。
もし、回答に数日必要とする場合は「3日後の○/○までに返信します」と一度メールしておくといいでしょう。
CCで送られてくるメールは情報共有の意味合いが強く、一般的には返信が不要です。
上司の場合は部下がCCで入れている場合があるので、内容を確認してコメントが必要な場合はしましょう。


お礼に対するお礼や返信不要と記載のあるメールには返信は不要になります。

この3つは当たり前のように思えますが、できていない方も多いため「社内メールの3つのマナー」と呼ばれています。



社内メールとチャット

近年、IT企業を中心にSlackやChatworkなどビジネスチャットツールを仕事で活用する企業も増えてきています。
メールと違い形式張っておらず、素早くコミュニケーションを取ることが最大のメリットです。
素早くコミュニケーションを取ることができ、「スタンプでの返信」や「文頭のお疲れ様ですが不要」などありますが、カジュアルになりすぎず、一定の礼儀は必要です。

会社によってはメールとチャットツールを併用している場合もありますので、会社の規定ややり方に合わせましょう。

【メールで伝えるべきか?口頭で伝えるべきか?】
メールは直接顔を合わせずに、必要事項を伝えることができるというメリットがあります。
しかし、ビジネスの場は人と人との実際のコミュニケーションが重要になる場面も多いものです。
例えば、文字で表現しづらい細かなニュアンスなどを伝えたいときには、メールよりも口頭で説明したほうが、はっきりと意思疎通を図ることができる場合もあります。
そのため、上司にメールを送るときは、メールで十分に伝わる事柄なのかということをしっかりと判断したうえで行動しましょう。
また、簡素な連絡でも、上司によっては数多くのメールを抱えている場合もあり、目を通す労力が必要なこともあります。
そのため、返事を後回しにされたり、他のメールに埋もれてしまう場合もあり得ます。
そういう状況になったときは、タイミングを見て上司に、メールを確認してくれたかどうか口頭で尋ねる必要が出てくることがあります。

社内メールで間違えた時の対応の仕方


社内メールでは下記のような間違えがよく発生します

  • 名前を間違え
  • 敬称を間違え
  • 宛名の記載漏れ
  • ToとCCを間違え

相手の名前や会社名を間違えた場合にはすぐに修正のメールを送り、丁寧に謝罪しましょう。
宛名の書き忘れは宛先の間違えは、大きな問題にならないことが多いですが、受け手が自分に対してのメールではないと判断することもありますので、返信や対応が遅れる可能性があると思います。

メールはビジネスマナーの基礎ですので、メールひとつで会社や人物を判断する人がいるのは事実です。
もし間違えに気づいた場合には、お詫びメールを送信し、誠意を持って謝罪する必要があります。

社内メールの宛名

社内メールでの宛名は「〇〇部(課)+役職+氏名+様(さん)」が一般的です。

間違える例で多いのが役職と「様」などの敬称を両方ともつけて、二重敬語になるケースです。「部長」などの役職が敬称となっていますので、役職後に「様」か「殿」などの敬称が書かないのが一般的です。
社長にメールを送る場合は「〇〇社長」と社長の前に名前をつけるだけで大丈夫です。
上司に対しても「さん」でいい会社もあれば、必ず「殿」を使用しないといけない会社もあります。
また、メールの宛先が部全体や複数いる場合は「各位」を使います。「各位」とは、大勢の人を対象とした敬称で「みなさま方」という意味でつかわれます。
「各位」もその対象となる人達すべてを敬う言葉となるため、「人事部各位様」は間違いになります。

○:営業部 佐藤さん
○:人事部 部長 鈴木様
○:経理部 山田部長
×:マーケティング部 田中部長様
○:営業部各位
○:ご担当者各位
×:人事部各位様

社内メールは会社によって、ルールが決まっているところや暗黙のルールで運用されていることがありますので、それに従うようにしましょう。



社内メールの書き方

社内メールだからといって、いきなり本文から書かず、宛名の記載を一番初めに書くようにしましょう。
メールは「件名」「初めに」「中盤」「締め」「最後に」の5部構成にすると受け手は見やすくなります。
メールを送るコツは文章がダラダラと長くなりすぎず、要点や結論や質問内容が簡単にわかるように記載することです。

社内メールの【件名】

件名はシンプルでわかりやすいようにします。件名を見ただけで、メールの内容がある程度わかるような件名になるように工夫が必要です。
「○月○日の会議の詳細」といったものにすると、そのメールが何について書かれたものなのかすぐに分かります。

件名の頭に【緊急】【要回答】などと記載すると、メールの確認度合いや返信率が高まります。
しかし、【緊急】を乱発すると混乱の元になりますので、注意が必要です。

また、お願い事がある場合は、件名にわかりやすく「〇〇のお願い」と記載しましょう。人間はお願い事には弱いとされており、この件名にすると開封率が高まります。

社内メールの【初めに】

社内メールを送る相手の所属と相手の名前を書きます。
「営業部 部長 ○○様」と書き、行を変えて「おつかれさまです。○○課の○○です」や「お世話になっております。○○課の○○でございます」などの挨拶をいれるのが一般的です。
社内メールでは挨拶はしなくてもそれほど失礼にはあたりませんが、一言があるかないかで社内メールを受け取った相手の印象が変わってきます。

メールの受け手はメールアドレスの宛名で送り主を確認することができますが、冒頭に自分の名前も記載しましょう。

社内メールの【中盤】

本題では質問内容や結論を記載します。その際に、箇条書きなどすると受け手が読みやすくなります。
質問内容や結論を記載した後に理由や説明があれば、記載します。これらが混在するとダラダラ長いメールになり、受け手が読みにくくなります。

社内メールの【締め】

本題が書き終わったら、締めの一言を書きましょう。
「今後ともよろしくお願いします」「また次回もよろしくお願いします」などが一般的です。
自分の所属や名前や連絡先を入れます。
小さい会社や従業員が少ない会社は不要の場合もありますが、従業員が多く顔がわからないこともありますので記載しましょう。

<締めの挨拶 一般的な例>
・どうぞよろしくお願いいたします。
・今後ともよろしくお願いいたします。

<締めの挨拶 不明点があれば連絡が欲しいとき>
・お手数ですが、ご確認いただき、不明な点がございましたらご連絡いただけますでしょうか。
・ご不明な点がありましたら、ご連絡ください。

<締めの挨拶 返信不要の場合>
・ご確認いただければ、ご返信は無用です。
・何か不都合がございましたら、お知らせください。
・取り急ぎ、ご報告まで。

<締めの挨拶 メールの返事が欲しい場合>
・お手数おかけしますが、ご返答ください。
・ご返事お待ちしております。
・早急にご対応いただけますようお願いします。

<締めの挨拶 お詫びや断りを入れる場合>
・お詫び申し上げます。
・ご期待に沿えず、申し訳ありませんでした。



社内メールを上司に送る場合

上司にメールを送る場合は、宛先は上位の役職(部長→課長→主任など)の順番から書きます。また、役職名はしっかりと書きましょう。

上司に対してなので、正しい敬語を使うようにしましょう。
よく間違えやすい敬語を下記の表でまとめています。

上司に対して正しい敬語 上司に対して誤った敬語
お疲れさまです ご苦労さまです
承知しました 了解しました
拝見しました 確認しました
申し訳ありません すみません

社内メールで自分のことを「小職」と表現する方がいますが、本来は小職とは「自分の官職が低いというへりくだりの言葉」ですので、民間企業の方が使うのはおかしいです。

 



社内メールの返信

メールを返信の際に件名は変更しないようにしましょう。
件名を変更されると、受け手が混乱したり、メールボックスからメールを探すのが難しくなります。
返信の際に件名に「Re:」がつきますが、メールの返信を意味ですので、「Re:」は作業不要です。
やり取りが長くなると、「Re:」の数がとんでもなく増えてしまい、本来の件名が隠れてしまうことがありますので、その場合は一つだけ残して横にその数を記して送信しましょう。

メール内容の質問などに対して、一つづつ回答する場合にインライン(差し込み)で回答する場合はあります。
その場合は質問をコピーして本文になり、それぞれの質問の下に「>>」や回答の文字の色を変更して記載します。

新入社員のうちは先輩社員や上司がメールの書き方について指導してくれますが、次第にしフォウやフィードバックを受けることもなくなりますので、定期的にマナーに沿って行えているか確認することが必要です。