自己啓発

オフサイトミーティングとは?宿泊と日帰りはどっちがいい?アジェンダや失敗しない方法まで説明

オフサイトミーティングを利用したことはありますか?近年、新しい会議の仕方として注目を集めており、オフサイトミーティングを導入する企業が増えてきています。
本記事ではこれからオフサイトミーティングを導入したい企業の方などに向けて、オフサイトミーティングの意味やメリットデメリットなどについて説明します。

オフサイトミーティングとは?意味は?

オフサイトミーティングは英語ではoff-siteと書き、「現場外・現場を離れて」という意味です。ここでいう現場とは会社のオフィスや会議室を表します。
“職場とは異なる非日常の環境でミーティングを行うこと”でカジュアルな議論をしたり、リラックスしながらブレインストーミングやクリエイティブな議論をします。
時にはアクティブティを行い仕事と全く関係ないチームビルディングや体を動かすこともあります。
オフサイトミーティングは「コミュニケーションの改善」「チーム力向上」「対話習慣の醸成」「主体性の喚起」などに有効です。

通常の会議(オンサイトミーティング)とオフサイトミーティングの比較は下記の表になります。

オンサイト オフサイト
目的 共有・議論・決議 協業による課題解決
チームビルディング
議論のタイプ 収束型 拡散型
重要な姿勢 論理性 創造性
大切にすること 議論や結論の整合性や妥当性 1)新しいものが生まれたか
2)参加者のエネルギーが高まり、当事者が生まれたか
アジェンダ 事前に決まっており、そのとおりに進行する 事前に検討されるが、場の流れに応じて柔軟に作り変えていく
参加者の立場 肩書きや役職に基づく立場 肩書きや役職なしのフラットな立場
場所 社内 社外
雰囲気 クローズド・シンプル オープン・クリエイティブ
時間 30分から1時間 半日・一日・宿泊
開催時期 毎週・隔週など頻度高く定期開催 半期や四半期など重要な時に一回

オンサイトミーティングは緊急性が高い案件が多いですが、オフサイトミーティングでは緊急性は高くないが重要で、通常だと忙しくて手をつけることができないことに時間を使います。

オフサイトミーティングのメリットデメリット

オフサイトミーティングのメリット

  1. チームビルディングの向上
  2. ブレインストーミングによる斬新なアイデア
  3. 集中しやすい環境
  4. 普段は聞けない社員の本音を知る

通常の会議では出ないような創造的なアイデアやフラットな意見が出やすいことがオフサイトミーティングの一番のメリットです。
オフィスから離れて開放感のある場所で打ち合わせをすることで創造性が発揮されやすくなるという効果を見込めます。

加えて、「チームビルディングや組織活性化にも役立つ」ことがあります。
オフサイトミーティングで作り上げる「気張らず率直な発言ができる雰囲気」はチームワークにも良い影響を与えます。

社内から物理的に距離を取って会議をすることで、通常の業務から離れて話し合いに集中しやすくなります。社外にでているので、半ば強制的に他の要件を遮断することができます。

オフサイトミーティングのデメリット

  1. コストがかかる
  2. アウトプットが不明確になる可能性あり
  3. 社員を長時間社外に連れ出すので業務の調整が必要

オフサイトミーティングは外部の施設を利用するため会場代や交通費などのコストが発生します。また、長い時間社員を拘束することになるので、オフサイトミーティングには多くの人件費がかかっていることも意識する必要があります。

加えて、目的や目標を明確にしないと、ただのおしゃべりや楽しいだけになる可能性があります。一人ひとりが意見しやすい雰囲気は大きなメリットですが、意見の言いっぱなしになってしまい、結果的に何もまとまらずに終わってしまう可能性もあります。
オフサイトミーティングとはいえ、意見の対立や反感を生んでしまうことも考えられますので、ある程度のルール決めは必要です。



オフサイトミーティングに適した場所は?日帰りと宿泊の場合

オフサイトミーティングを行う場所はレンタルスペースや貸切のできるコワーキングスペースなどが挙げられます。
また、ホテルや旅館やカフェや飲食店を貸し切って行うこともできます。
オフサイトミーティングを積極的に誘致している施設では、チームビルディングやブレインストーミングを活性化するためのホワイトボードやボードゲームなどが準備してあることもあります。

企業によっては社員旅行とオフサイトミーティングを一緒に行う企業もあります。
ホテルや旅館でオフサイトミーティング用のプランを準備している箇所もあります。

日帰りも宿泊もそれぞれ一長一短です。
宿泊にしても一日中ミーティングをするのは参加者すると集中力が持ちませんので、宿泊にする場合はミーティング以外のアクティビティなどについても確認が必要です。

オフサイトミーティングが失敗する理由


オフサイトミーティングを導入する企業が増えている一方で、それに比例して失敗したり効果がでなかった企業があります。
失敗する事例は「成果が出なかった・ただのおしゃべりで終わった」など時間と費用を投資したがアウトプットが明確にならない場合が多いです。

また、「本業で人間関係や信頼関係がないのにオフサイトミーティングを行っても効果は薄く、本業での充実や人間関係が土台となってこそオフサイトミーティングやチームビルディングが活かせる。」などの声があります。

オフサイトミーティングの進め方

オフサイトミーティングはオフィス内の会議室の利用ではないたため、多くの従業員に協力いただくことが必要になります。

事前準備として、

  1. 研修の目的や目標の確定する
    オフサイトミーティングを充実したものにするためには目的の明確化が必須です
  2. 予算を決める
    オフサイトミーティングは会場代や参加者の交通費など費用が発生します。外部の講師を利用した場合にも費用が発生します。
  3. 参加者の決定する
    研修の目的に合わせて参加者を選定します。予算や会場の規模なども考慮します。
  4. 日程の決定する
    通常業務がストップするため、通常業務に影響の出ない日程にします。
  5. 会場の手配する
    会場は社外を使いますので、事前の下見が必要になる場合もあります。
    会場を手配する際にホワイトボードやWifiの環境の確認が必要です。

 

当日の進め方も事前に決めます。

  1. 目的を明確にする
    参加者にも目的や目標を伝え、会議を有意義なものにする。参加者が目的を理解していることで研修への異様区が向上します。
  2. ルールを決める
    オフサイトミーティングが未経験の参加者がいる場合にはルールや目的を明確にする。
  3. ファシリテートする
    当日の運営がスムーズに行くようにタイムスケジュールやミーティングの落とし所を明確にする。
  4. 軽食等の準備をする
    オフサイトミーティングは長時間になることがほとんどです。手軽につまめるお菓子や軽食など準備しましょう。



オフサイトミーティングは事前に計画をして、目的や目標を明確にすることで高い成果をあげることができます。