働き方改革

【話題】オンラインアシスタント・オンライン秘書のサービスとは?

オンラインアシスタントやオンライン秘書と呼ばれる話題のサービスをご存知でしょうか?
企業側から業務の外注化や効率化、副業、働き方改革などの背景があり、とても注目されているサービスです。

本記事ではオンラインアシスタントやオンライン秘書について説明します。

オンラインアシスタントのサービスとは


オンラインアシスタントとは、オフィスにいなくても自宅などから可能な業務や電話対応やメール対応、事務作業をインターネットを介して会社内のサポートを行うサービスのことです。
オンラインアシスタントサービス会社を介して、企業と個人がマッチングします。
オンラインアシスタントとは雇用契約は一切なく、オンラインアシスタントサービス会社との契約になります。

近年、業務アシスタントを外注する企業も増えており、オンラインアシスタントやオンライン秘書と呼ばれるサービスがどんどん増えています。
併せて、副業の自由化や働き方改革の影響もあり、アシスタントを行う人も増えてきています。

オンラインアシスタントには「電話代行サービス」と「総合型サービス」があります。

電話代行サービスは会社に代わり、電話対応してくれます。
コールセンターが運営していることもあり、トレーニングもされており、電話対応の質が非常に高いです。
オプションやサービス次第では24時間対応や多言語での対応も可能です。

他方で、総合型サービスは電話対応をはじめ、メールの返信、名刺の作成、領収書の精算など対応可能です。下記が代表的なサービスです。
サービス内容や料金は会社によって大きくことなります。

  • 秘書業務
    ・関係企業とのメールのやりとりの代行
    ・アポイントメントのスケジュール調整
    ・タスク管理
  • マーケティング 業務
    ・SNSの運用代行
    ・記事の入稿代行
    ・レポート作成
    ・ クラウドソーシング のディレクション
  • 制作
    ・Webデザイン
    ・コーディング
    ・画像の加工、編集
    ・多言語翻訳

料金体系は月額制、時間単位、人単位、業務単位など様々なパターンがあり、業者によって担当範囲や料金体系は様々です。

※「オンラインアシスタント」は「オンライン秘書」や「ビジネスアシスタント」「バーチャルアシスタント」などと呼ばれることがありますが、サービス内容はほぼ同じです。

オンラインアシスタントのメリット

オンラインアシスタント・オンライン秘書を導入することにより、経費の削減(主に人件費)、各業務の質の担保、効率化などがあります。

  • 自社で対応できない専門的な仕事も依頼できる
  • メール対応やスケジュール調整などの雑務を外注できる
  • 時間単位・人単位での契約なので幅広い業務を依頼できる

電話対応、メールの返信、領収書の精算などは一つ一つだと業務量や時間は少ないですが、塵も積もれば山となり、まとめて行うと1時間経過することもよくあります。
社内で従業員にこれらの業務を割り振ると、他の業務が滞る可能性があります。業務の報告や引き継ぎなどの間接的なコストも発生します。

オンラインアシスタント・オンライン秘書を利用すると、本来発生する人件費や設備費を抑制することができます。
正社員契約でないため、繁忙期や閑散期など業務量が時期によって変化する業界や会社にとっては繁忙期に一時的に活用するととても役に立ちます。

加えて、社内で行う場合だと、担当者などのトレーニングが必要であったり、専門スキルをお持ちでない方が担当する場合もあります。
オンラインアシスタント・オンライン秘書の場合、その道のプロが行うため業務スピードや正確性などの質が保証されています。

業務の効率化をすることで、結果として注力したい仕事に対して、十分な時間を費やすことができるようになります。


オンラインアシスタントのデメリット

オンラインアシスタント・オンライン秘書を導入することによるデメリットや不便があります。

  • コストがかかる
  • コミュニケーションが円滑に行えないとトラブルに発展する可能性がある
  • 書類整理などオンラインでは頼めない業務は依頼できない
  • スタッフのスキルが事前にはかりづらい
  • どのような人物が担当スタッフになるのかがわからない

IT業界などでオンラインでの仕事に慣れている方は問題ないですが、ITリテラシーの低い企業や業界だと業務効率の改善よりも、導入コストの方が大きくなる場合があります。
また、Face to faceで会話を大事にする企業や人の場合にはオンラインアシスタントは適していません。

他には書類整理や書類の受け取りや清掃などオフィスで物理的に発生することはオンラインアシスタントは対応することはできません。

基本的に全ての業務をオンライン上で行うため、通信環境の整備が必須です。メールだけでなく、オンライン会議システムやチャットツールなど近年オフィスITツールが進歩していきますので、使いこなすのが大変です。



オンラインアシスタントは効率化は可能ですが、人材育成やノウハウの蓄積には向いていません。
また、外部に委託するにはリスクが高い機密性の高い業務などデメリットやリスクがあります。

メリットデメリットを把握した上でオンラインアシスタントの導入の判断をしましょう。